最終面接を辞退したいがどのように伝えれば粗相のないように辞退できるのか迷ってしまうということはないでしょうか。

この記事ではそんな大学生の方に向けて、採用担当者に失礼なく最終面接の辞退を伝える方法について解説していきます。

この記事を読むことでマナーを守って相手を不快にすることなく、最終面接を辞退する理由の伝え方やポイントが明確になっているでしょう。

最終面接を辞退する理由と伝え方

最終面接を辞退する際は「一身上の都合により」で問題ありませんが、理由を尋ねてくるケースもあります。その場合は、一般的によく用いられる辞退理由を紹介するので、下記のいずれかを用いると相手に不快な思いをさせずに済みます。

• 他社から内定をもらった
• 興味が他の分野に移った
• 面接を重ねるうちにミスマッチと感じた

詳しく解説していきます。

他社から内定をもらった

「他社から内定をもらった」という理由で辞退するのは失礼にあたりません。採用担当者は、就活生が同時並行で複数の企業に応募していると想定して採用活動を行っているからです。

理由を伝える際は「他社の方が〇〇が良かったから」など辞退する企業を貶める表現は避け、「他社から内定をもらったため、就職活動を終了します」といった失礼のない表現に留めましょう。

また、就職後に内定を辞退した企業と関わる可能性があるため、具体的な社名は控えた方が無難です。

興味が他の分野に移った

同時並行で複数の企業へ就活や面接を進めていくうちに、第一志望の業界や企業、職種が変わることもあります。具体的な理由を聞かれた時は「興味のある分野が変わった」「仕事にしたい職種を変更した」などの無難な回答で問題ありません。

けっして「御社に興味が持てなくなった」などの、反感を買うような言い回しはしないように気をつけましょう。

面接を重ねるうちにミスマッチと感じた

面接が進み企業理解が深まるにつれて、志望企業とのミスマッチを感じ初めるケースもあります。その場合は「これまでの選考を振り返り、御社とのミスマッチを感じたためです」と伝えましょう。

採用担当者はミスマッチな採用を回避したいと考えているため、ミスマッチを理由に辞退することに抵抗がないからです。もし、ストレートに伝えるのは気が引けるようであれば「一身上の都合です」と伝えるのが良いでしょう。

最終面接の辞退を連絡する方法

説明会や一次面接の辞退と比べ、最終面接の段階になると企業側も重要度が高まるため、辞退する際は特に丁寧な対応が求められます。最終面接の辞退を連絡する方法については次の通りです。

• 電話とメールの両方を使う
• 電話の方が誠意を伝えやすい
• 謝罪と感謝を忘れずにメールを送る

詳しく解説していきます。

電話とメールの両方を使う

最終面接を辞退する場合は基本的に電話で連絡し、再確認のためにメールを送るように使い分けましょう。採用担当者へ電話での口頭連絡だけだと「連絡した、してない」といった行き違いを予防するためです。

電話をした際に採用担当者が不在の場合は、氏名や応募職種、面接日時、面接辞退をお詫びすることを伝言で伝えてもらうように依頼しましょう。依頼後、このようなケースでも伝え漏れを防ぐために採用担当者へメールを送っておけば安心です。

また、何度電話をかけてもどうしても繋がらない場合は、一度メールを送っておきましょう。メールを送る際は「何度か電話をおかけしましたが繋がらなかったため、メールさせて頂きました」と冒頭に記載すれば失礼にあたりません。

メール送信後に、時間を置いてから再度、電話をかけ直してください。

誠意を伝えるため電話をする

電話の方が誠意を伝えやすいので電話で辞退する旨の連絡をするようにしましょう。電話であれば感謝やお詫びの気持ちを伝えやすく、誠意ある対応として企業側の納得感が得られやすいからです。

また、ビジネスマナーでは緊急度や重要度が高いことほどメールよりも電話（口頭）での連絡が重視されます。マナーのある対応をすることで、採用担当者の反感を買うことがありません。

謝罪と感謝を忘れずにメールを送る

メールを送る際は謝罪と感謝を忘れないようにしましょう。自分の都合でキャンセルすることに対して謝罪します。また、選考の機会や日程調整をしてくれた採用担当者に対して感謝とお礼を伝えましょう。そうすることで、お互い心残りなく次の就職や採用活動に臨めます。

最終面接を辞退する時のマナー

最終面接を辞退する際、企業や採用担当者の納得感を得たり負担を減らしたりするために、心がけるべきマナーがあります。辞退する時のマナーについては以下の通りです。

• なるべく早めに連絡する
• 誠意ある対応をする
• 無断辞退はNG

詳しく解説していきます。

なるべく早めに連絡する

面接を辞退すると決めた段階で、すぐに企業の採用担当者へ連絡しましょう。最終面接に向けて経営陣の予定を調整したり、資料を揃えたりして準備を進めているからです。早めに連絡することで、相手に余計な手間をかけさせないよう配慮するのがビジネスマナーの基本です。

当日キャンセルはなるべく避け、遅くとも前日までには連絡しましょう。相手へ迅速かつ確実に伝える必要があるため、電話連絡をして採用担当者が不在の場合は伝言を依頼した後、メールでも辞退する旨の連絡をしましょう。

誠意ある対応をする

辞退を伝える際は「忙しい中、貴重な時間や労力を割いてくれたこと」に対する感謝の気持ちを持ちながら、「辞退します」とはっきり伝えましょう。曖昧な態度を示すと引き止められる可能性があり、お互いに時間をムダにしかねないからです。

「断りにくい」と感じるかもしれませんが、辞退すると決めたのであれば明確な意思表示を示すことが、相手に対して誠意のある対応と言えるでしょう。また、他の企業に就職しても辞退した企業と仕事で関わる可能性があるため、丁寧な対応を心がけましょう。

無断辞退はNG

「言いづらい」と思っていても連絡をせずに無断で辞退するのは避けましょう。企業や採用担当者は最終面接のために手間をかけて準備を進めています。当日、何の連絡もなく来なかった場合は準備に費やした時間がすべて無駄になってしまい、不快な思いをさせてしまうからです。

たとえば、友人や恋人と出かける約束をしたものの定刻になっても待ち合わせ場所に現れず、全然連絡が取れなかったら心配になったり悲しい気持ちになったりしますよね。

最終面接を電話で辞退する時のポイントと例文

最終面接を含め、電話で辞退の連絡を入れる際は社会人のマナーとして抑えるべきポイントがあるため、事前に把握しておくことをおすすめします。抑えるべきポイントと例文については次の通りです。

• 静かな場所で架電する
• 社員の忙しい時間帯は避ける
• 話す内容を事前に決めておく（例文あり）

詳しく解説していきます。

静かな場所で架電する

辞退の連絡をする際は、なるべく周囲が静かな場所で架電することを心がけましょう。騒音がひどい場所で架電してしまうと、自分の音声を相手が聞き取りづらくなります。正確に連絡内容を把握するのが困難になるため、聞き間違いの原因になります。

同様の理由から、携帯電話の電波状態が悪い場所での架電は避けた方が良いため、架電前に端末の電波受信の状況に問題がないか必ずチェックしましょう。

社員の忙しい時間帯は避ける

企業の営業時間内で、社員が忙しい時間帯を避けた方が採用担当者に繋がりやすく、業務の妨げになりません。忙しい時間帯とは主に始業直後や昼休憩、就業間際のことを指します。

始業直後は朝礼や仕事の始まりで慌ただしいことが多く、昼休憩は昼食を取るために外出する可能性があります。終業間際だと面接辞退の処理をするために残業する必要性が出てくるかもしれません。

また、企業によって就業時間が異なるため、事前に確認してから架電しましょう。たとえば就業時間が9〜18時の企業であれば、9〜10時や12〜13時、17〜18時を避けるといった具合です。

話す内容を事前に決めておく

ここで紹介する電話の例文を参考に『誰』に『何』を伝えればよいか時系列順で整理しておけば焦ることなく対応できるでしょう。スムーズに要件を伝えることができれば、双方共に手短に用件を済ませられるのでおすすめです。不安な方は事前に話す練習をしておくと安心です。

最終面接をメールで辞退する時のポイント

最終面接をメールで辞退する場合は読み手の負担を減らすために、簡潔でわかりやすい文章を送る必要があります。メールで辞退する際のポイントは以下の通りです。

• 件名に「用件」と「名前」を記載する
• 面接予定の日時を記載する（例文あり）
• 文末に署名を入れる（例文あり）

詳しく解説していきます。

件名に「用件」と「名前」を記載する

採用担当者がメールの概要をすぐ把握できるよう、件名に「最終面接辞退のご連絡／大学名  氏名」を記載しましょう。最終面接の辞退は緊急性が高い用件のため、迅速かつ確実に伝わるよう配慮が必要だからです。

また、採用担当者は毎日多くのメールを受け取っているため、件名だけで用件がわかるようにしておかないと、対応が遅れたり見落としたりする可能性があります。

本文に面接予定の日時を記載する

ここで紹介するメールの例文を参考に、本文には面接予定の日時などを記載します。電話と異なりメールは時間をかけられるので、一通り入力し終えたら誤字脱字がないかチェックしてから送るようにしましょう。

また、1行あたり30字程度で改行すると相手が読みやすくなるのでおすすめです。主に記載すべき内容は以下の4つになります。

文末に署名を入れる

本文の文末に必ず署名を入れましょう。文末に署名を入れるのがビジネスメールのマナーだからです。主な記載内容は以下の6つです。

最終面接の辞退に関連するよくある質問

最終面接を辞退する際に、よく聞かれる質問を以下にまとめました。

最終面接を辞退すると怒られるか

基本的に怒られる心配はありません。企業や採用担当者は学生が最終面接を辞退する理由をおおよそ把握しており、珍しいことではないからです。

最終面接の辞退する旨の連絡は何日前が良いか

具体的な日数に決まりはありませんが、最終面接日の2日前までに連絡できると採用担当者の負担を減らせます。しかし、早いに越したことはないため「辞退を決めた段階」ですぐに電話連絡した方が良いです。

電話が苦手なため、メールで辞退連絡をしても問題ないか

企業からの指定がなければメールでの辞退で問題ありません。ただし、面接直前のタイミングだと、採用担当者がメールを見落としドタキャンと勘違いされる可能性があるため、電話で連絡しましょう。

前日に面接を辞退する場合、どのように連絡すべきか

面接前日および当日であれば電話で連絡しましょう。面接直前にメールで連絡すると採用担当者が見落とした場合に、直前まで辞退する意思が伝わらない恐れがあるからです。

当日に面接を辞退できるか

最終面接の当日に辞退はできます。その場合はできる限り早く採用担当者へ連絡するのがマナーです。可能であれば面接日の前日までに連絡を入れた方が良いですが、やむを得ない事情があった場合はやむを得ません。

辞退する理由は答えなくても良いか

無理に答える義務はないため、どうしても理由を伝えたくない場合は「一身上の都合で面接を辞退します」と伝えれば大丈夫です。

辞退の連絡後に電話がかかってきたらどう対処すべきか

最終面接を辞退する連絡をした後に社員から電話がかかってきた場合は、無視せずに折り返すのがマナーです。辞退理由の把握や他に確認したいことがあって電話してきているかもしれないからです。

企業から辞退を引き止められたらどう対処すべきか

辞退を引き止められた場合は感情的にならず、「ありがとうございます」と自分への評価に対して感謝を述べた上で辞退理由を改めて伝えましょう。なぜなら、あなたが「優秀な就活生だから引き止めたい」と思ってくれている証だからです。

企業の営業時間中に辞退の連絡ができない場合、どうしたら良いか

面接日が迫っており、電話で連絡したいが営業時間内に対応できない場合は、早急にメールで辞退の連絡をしましょう。その際は「学業の都合により貴社の営業時間内にお電話できないため、メールで失礼いたします」とお断りを入れれば、心象を損なわずに済みます。

辞退連絡のメールに返信が来ない場合、どう対処したら良いか

メールで辞退連絡をした後に2日以上返信がない場合は、送り先が間違っていないか確認してから再度メールを送信しましょう。もし、面接まで日にちに余裕がない場合や、再送したメールにも返信が来ない場合は電話で連絡して確認しましょう。

担当者が不在だった場合、どうしたら良いか

採用担当者が不在だった場合は、応募者側からかけ直すのがマナーです。ただし、最終面接日が迫っている場合は電話に出た方へ伝言を依頼した上、採用担当者宛にメールで連絡をしましょう。

一度面接を断った企業に再度応募しても良いか

再度応募することは可能ですが、選考で不採用になる可能性が高いことは覚悟しておきましょう。最初に応募した時とは異なり「また選考を辞退されるかもしれない」と思われてしまうからです。

まとめ

最終面接を辞退する理由や伝え方、電話やメールで伝える際のマナーやよくある質問について解説してきました。

最終面接を辞退することに慣れないうちは、色々迷ったり戸惑ったりすることが多いかと思います。

今回ご紹介した内容を参考にしてスムーズに面接を辞退できるようになれば、志望度が高い企業への就職活動に専念できるようになるでしょう。