「OB・OG訪問のメールの書き方がわからない…」

OB・OG訪問をする際にどのようにメールを書けばいいか不安になりますよね。そこで今回は、場面に合わせたOB・OG訪問メールについて例文を載せて紹介します。

• OB・OG訪問とは？就活でなぜ必要？
• OB・OG訪問メールを送る際に気をつけたいポイント
• OB・OG訪問のメールの基本
• OB・OG訪問の具体的な例文

OB・OG訪問メールをどのように作成するかわかると、様々な業界のOB・OG訪問ができるようになり、自分に合った就活ができるようになるでしょう。

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OB・OG訪問とは？就活でなぜ必要？

OB・OG訪問をする就活のメリットは下記の2点です。

• 企業や業界の理解を深めることができる
• 面接で役立つケースがある

それぞれについて解説します。

企業や業界の理解を深めることができる

OB・OG訪問のメリットは実際に企業で働いている大学のOBやOGに会うことで、企業や業界について詳細な情報を得られることです。企業のホームページや説明会では得られない、現場で働いている生の情報を知ることができます。

基本的にOB・OG訪問は一対一なので、残業の時間、離職率や福利厚生など企業の説明会では質問しづらい内容も聞くことが可能です。また実際に働いている人のエピソードを聞けるため、訪問することで希望企業の志望がより強くなります。モチベーションアップに繋がり、就職活動の準備を早く取り組めることはOB・OG訪問のメリットです。

面接で役立つケースがある

OB・OG訪問を行うと就職試験の面接でアピールすることができます。OB・OG訪問の経験を面接で伝えると、自社の志望度が高いと感じてもらったり、企業研究を熱心に行っていると感じてもらったりするからです。

面接官は自社への就職のために学生がどのような取り組みをしたかを知りたいため、OB・OG訪問は好印象を与えます。また一部の企業ではOB・OG訪問が選考の判断基準となっているケースもあるため、積極的にOB・OG訪問を行うとよいでしょう。

OB・OG訪問メールを送る際に気をつけたいポイント

OB・OG訪問メールを送る際には気を付けるポイントがあります。

• 誤字・脱字や改行に注意する
• 返信・送信のタイミングに注意する
• 返信は24時間以内にする

OB・OG訪問メールで悪い印象を与えないために、それぞれについて解説します。

誤字・脱字や改行に注意する

メールを送る基本として、誤字・脱字に注意しましょう。誤字・脱字が多いメールを送ってしまうと、雑な印象を相手に与えてしまいます。OB・OG訪問は選考の基準となる可能性があるため、メールの誤字・脱字で悪印象を与えることは避けたいものです。

また適度な長さで改行し、相手がメールを読みやすくなるように配慮することも重要です。メールを送る前に誤字・脱字がないか、改行が適切で読みにくい箇所がないかを確認して、OB・OG訪問の前にマイナスな印象を与えないようにしましょう。

返信・送信のタイミングに注意する

返信・送信のタイミングは企業の営業時間内にメールを送ることがマナーです。深夜や明け方にメールを送ると不規則な生活を送っているのかもしれないと判断される可能性があります。

メールの送信時間をチェックしている企業もあるため、企業の営業時間内にメールを送信するほうが無難です。企業とのメールのやり取りを正しいマナーで行い、OB・OG訪問を進めましょう。

返信は24時間以内にする

メールを確認したら最低でも24時間以内に返信するのが無難ですが、できるだけ早く返信することをお勧めします。

学生から返信がないと、企業はOB・OG訪問の日程を組むことができません。回答するのに時間がかかりそうな場合は、回答に時間がかかる理由といつまでに回答するのか日時を明記して返信するように心がけてください。OB・OG訪問する企業の負担を減らすためにも、メールの返信は早く返しましょう。

OB・OG訪問のメールの基本

OB・OG訪問のメールは、以下の内容を記載しましょう。

• 宛先
• 件名
• 宛名
• 本文
• 署名

それぞれの構文を知り、OB・OG訪問メールの作成に役立ててください。

宛先

宛先は、メールが届かなくならないように間違わないことが重要です。企業のホームページなどにメールアドレスが記載されている場合はコピー＆ペーストしましょう。

メールアドレスを見ながら自分で手入力する場合は誤入力のリスクがあります。手入力をする際は送信する前に、メールアドレスが間違っていないか送信前に改めて確認しましょう。

件名

件名は「OB（OG）訪問のお願い（〇〇大学　苗字　名前）」など要件をわかりやすく入力して、学校名と氏名を入れましょう。企業はOB・OG訪問を複数回受けるケースもあるため、大学名と氏名を入れておけばメールを受けた相手が検索しやすくなります。

学部学科まで記入すると件名が長くなりすぎるため、大学名と氏名だけを記入するのが無難です。件名はわかりにくくならないように、送付する前に確認しましょう。

宛名

宛名は株式会社などは略さずに書き、部署名、相手の名前の順で入力します。役職がわかっていれば「株式会社〇〇　△△課長　〇〇様」と書きましょう。

社名や対応してくれる方の名前を間違えると失礼なので印象が悪くなります。宛名の誤字・脱字には注意しましょう。

本文

本文は挨拶文と自己紹介をしてから書き始めます。挨拶文は初回であれば「初めてメールを送付させていただきます。」のように初回であることを伝え、2回目以降は「お世話になっております。」などの表現を使って、メールに挨拶文を入れましょう。

自己紹介は、学校名・学部・学科・自分の氏名をメールに入力します。挨拶文と自己紹介をしてからOB・OG訪問の依頼内容を入力しますが、メールが長すぎると相手へ負担になるため配慮が必要です。1行はできるだけ簡潔に書き、3行以上の文章は改行を加えることで読みやすい文面にしましょう。

署名

署名はメールの最後に氏名、学校名・学部・学科、連絡先を記載します。OB・OG訪問中に内容が変わることはないため、あらかじめ作成しておき、テンプレートを登録しておくと便利です。

署名はシンプルな内容で問題ありません。必要な情報を相手がわかるような内容で署名のテンプレートを作りましょう。

OB・OG訪問の依頼メールの例文

OB・OG訪問の依頼メールは用件と送信者がすぐにわかるような件名にしましょう。また、OB・OG訪問を依頼するため業界や会社のどんなところに興味・関心を持ち、OB・OG訪問をしたいのかメールで気持ちを伝えましょう。

日程調整が必要になった時の例文

OB・OG訪問の日程が決まった後に、自分から日時の変更を申し出ることは避けた方が無難です。

しかし、どうしても日程変更をしなければいけない際はできるだけ早めに日程調整の依頼メールを送りましょう。訪問日の直前になってしまった場合は、メールではなく電話で謝罪と日程の変更を依頼をしてください。

OB・OG訪問の返信メールの例文

返信をもらえたら、OB・OG訪問を承諾してもらったか断られたかに関わらずにメールを返信する必要があります。

• OB・OG訪問を受け入れてもらった場合の確認メール（リマインドメール）の例文
• OB・OG訪問を断られた場合の返信メールの例文

上記の例文をそれぞれ示します。

OB・OG訪問を受け入れてもらった場合の確認メール（リマインドメール）の例文

OB・OG訪問を受け入れてもらった場合は、メールに当日聞きたいことをあらかじめ伝えるとOB・OGも心構えができます。

OB・OG訪問を断られた場合の返信メールの例文

OB・OG訪問を断られた場合も、メールをもらったままにせず返信をするようにしましょう。OB・OGはスケジュールを確認して返信をしてくれているため、感謝の気持ちを伝えてください。

OB・OG訪問のお礼メールの例文

OB・OG訪問に対応してもらったら、時間を割いてくれたOB・OGにお礼のメールを送るようにしてください。また、就活が終了したらその報告メールも送りましょう。

• OB・OG訪問当日のお礼
• 就活終了時のお礼

上記の例文をそれぞれ紹介します。

OB・OG訪問当日のお礼

OB・OG訪問のお礼のメールは、時間が経つとお互いの印象が薄れてしまうため、当日中か翌日のOB・OGが出社してメール確認ができる時間帯には届いておいた方が無難です。

メールには印象に残ったことやOB・OGから学んだこと、感謝の気持ちを伝えましょう。メールを送ることで、就職活動の面接時にOB・OG訪問の具体的なエピソードを思い出すことができます。お礼のメールでOB・OGに感謝を伝えつつ、自分の就職活動に役立たせるようにしてください。

就活終了時のお礼

就活が終了したらお礼のメールをOB・OGへ送りましょう。OB・OGは忙しい仕事の合間で仕事のアドバイスをしてくれています。どの会社に就職したとしても、就職活動のサポートしてくれたお礼として、感謝を伝えた方が社会人の第一歩として印象が良くなります。

まとめ

この記事ではOB・OG訪問メールの書き方について例文とともに解説しました。OB・OG訪問メールの書き方は以下の通りです。

• OB・OG訪問メールで誤字・脱字をしないことや返信する時間に気を付ける
• OB・OG訪問メールの基本の形を知っておく
• 例文を参考にして、必要なメールをOB・OGへ送付する

OB・OG訪問メールの書き方を知り、OB・OGと会うことができれば、自分の興味がある業界について詳しく知ることができます。自分の就職活動をうまくするために、メールの例文を活用して実りのあるOB・OG訪問をしてください。