インターンは辞退しても大丈夫？辞退する方法を例文付きで紹介

2024年5月23日2024年7月6日

「インターンを辞退したいけど、断ってもいいの？」

インターンに参加する予定だったけれども、何らかの理由でどうしても参加できないケースもあるでしょう。

そこで今回は、インターンシップを控えた大学生に向けて、企業からマイナスな評価を受けにくいインターンの辞退方法を例文とともに解説します。

インターンを辞退しても本選考に影響しない理由
インターンを辞退する時の連絡方法
インターンを伝える時の注意点

この記事を読めば、良識のある辞退の伝え方と連絡するタイミングを知ることができ、企業から信頼を失わずにすみます。

辞退する時の例文も紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

インターンの辞退は可能か

結論として、インターンを辞退することは可能です。

学生の中には、「インターンを申し込んだのなら、絶対に参加しなければいけない」と考えている人もいるでしょう。もちろん、申し込んだのであれば、原則として断るのは避けた方がいいです。

しかし、事情によっては断わらざるをえないケースが存在します。企業も一定数の学生が辞退することを見込んで募集をかけているので、対応にも慣れています。

そのため、参加できないのであれば誠意を持って辞退の連絡をすれば大丈夫です。

辞退しても本選考には影響しにくい

インターンを辞退しても、必ずしも本選考に悪影響が及ぶ訳ではありません。

しかし当日に無断キャンセルをしたり、辞退理由が明らかに不適切である場合は、企業からマイナスな評価を受けてしまう可能性があります。

注意点として、インターンが本選考の一部として扱っている企業もあり、辞退するとその時点で内定を得られなくなる可能性もあります。そうならないためにも、スケジュールを事前に確認したり、日程を変えられるか相談しましょう。

本選考に影響を与えにくい辞退の理由

インターンを辞退する時は、必ず理由を伝えましょう。インターンを辞退する際、本選考に影響を与えにくい理由は以下の通りです。

体調不良や病気になった
身内に不幸が起きた
大学の授業と日程が重なった
就職活動が終了した

やむを得ない事情であっても、誠意を持って伝えましょう。断る時は謝罪も合わせて行うと、関係が悪化するのを防ぐことができます。

インターンの辞退を伝えるタイミング

インターンを辞退する時は、一刻でも早く企業へ伝えましょう。企業はインターンの準備を進めているので、辞退する時は早めの連絡を心がけることが大切です。

また、インターンは参加人数が限られています。貴重な枠が埋まっていると他の学生が参加できません。辞退するのが決まっているのであれば、キャンセルの連絡をしないと他の学生がインターンに参加できず迷惑をかけてしまいます。

辞退の連絡をするタイミングは重要なので、よく覚えておいてください。

参加できないとわかったその瞬間

辞退の連絡をする時は、参加ができないとわかったらすぐに連絡しましょう。キャンセルの連絡が早ければ、企業は他の大学生に参加してもらうなどの対応ができます。

また、企業もインターンの辞退の連絡を受けるのは想定しているケースが多いので、大きな問題とはなりません。連絡が遅くなればなるほど企業側のスケジュールの再調整をする時間がなくなるので、迷惑がかかります。

当日でも必ず連絡をする

当日にインターンを辞退しなくてはならなくなったとしても必ず連絡しましょう。当日の場合は、メールではなく電話で辞退することを伝えるのがおすすめです。当日だと企業は現場対応をしているため、メールだと気づかない可能性が考えられます。

電話なら着信音で気づき、確実に辞退の旨を伝えられます。もし電波が繋がらなかったり、電話に出なくて折り返しの連絡もなかったりすれば、メッセージを入れておきましょう。

断り辛いかもしれませんが、少しでも迷惑をかけないように善処することが大切です。

無断キャンセルは御法度！

当たり前の話ですが、無断キャンセルは絶対にやめましょう。企業へ言い辛いかもしれませんが、社会人として最低限のマナーなので、勇気を持って連絡してください。

連絡なしでインターンに参加しない場合、企業に多大な迷惑がかかります。応募者が事故や事件に巻き込まれてしまったのではないのか、それともただの遅刻なのかもしれないと考え、対応ができません。その結果、企業側だけでなくインターンに参加した学生にも迷惑をかけてしまうリスクがあります。

また、応募者は大学の代表としてみられているため、企業に悪い印象を与えてしまうと後輩や卒業生の評価も下げてしまいます。

キャンセルを連絡する方法

企業側へ連絡する方法は電話かメールです。事前に採用担当者やインターンの担当者の名前、電話番号、メールアドレスを把握しておきましょう。

企業のホームページから申し込むときは「お問い合わせページ」や会社の代表番号から連絡すれば問題ありません。

また、連絡方法は電話でもメールでも構いませんが、両者ともにメリット・デメリットがあるので時と場合によって使い分けましょう。

電話

電話の場合、以下のようなメリット・デメリットが考えられます。

メリット	・連絡が早い・気持ちが伝わりやすい
デメリット	・相手が電話に出れるとは限らない・営業時間外だとつながらない

早い段階で企業に連絡すれば相手に迷惑をかけることもありませんし、その場で別の日に開催されているインターンの案内をしてくれるかもしれません。

もし相手が電話に出なければ、メッセージを残すか折り返しの連絡を待てば問題ありません。

電話はメールよりもスピード感があるので、当日や前日に連絡する時は電話で連絡しましょう。

メール

メールの場合、以下のようなメリット・デメリットが考えられます。

メリット	・記録として残る・営業時間外でも連絡ができる
デメリット	・感情が伝わりにくい・他のメールで埋もれてしまうリスクがある

メールの場合は、文章として残るので後々言った言ってないなどのトラブルを避けられます。相手の時間を気にすることなく送ることができるので、インターン予定日から1週間前の時や休日や深夜、早朝に連絡をしたい時に利用するとよいでしょう。

インターンの辞退を伝える際の例文

電話とメールどちらでも基本的に伝える情報は変わりません。以下の内容を押さえていれば簡潔かつわかりやすく伝えられます。

【記載すべき情報】

氏名
大学名
学部学科
応募したインターンの内容
参加する予定だった日付
辞退する理由
謝罪の言葉

企業側の担当者は、たくさんの人から応募があったとき誰が参加できなくなったかを調べるのにも時間がかかります。そのため、企業が応募者を特定しやすいように配慮しましょう。

以下から例文を記載します。

電話の例文

電話の場合、例文は以下の通りになります。

【例文】

お世話になります。

〇〇大学の××学部××学科の佐藤太朗と申します。

先日、申し込ませていただいた△△月△△日のインターンについてご連絡させていただきました。

大変申し訳ないのですが、このたび辞退をさせていただきたくお電話させていただきました。理由としましては、今朝から頭痛がひどく体調が優れないからです。

大変ご迷惑をおかけしてしまい申し訳ありませんが、ご留意のほどよろしくお願いいたします。

電話をする前に、電波がいい場所で静かな環境でかけられるか確認するのを忘れないでください。

また、採用担当者の直通の電話番号が分かれば直接かけましょう。もしわからなければ代表の電話番号に連絡をしてつないでもらってください。

メールの例文

メールの場合、例文は以下の通りになります。

【例文】

件名：【ご連絡】△△月△△日のインターンの辞退について

〇〇株式会社人事部　〇〇様

お世話になります。

〇〇大学の××学部××学科佐藤太朗です。

△△月△△日のインターンシップについてお話ししたく本メールを送らせていただきました。大変申し訳ないのですが、この度インターンに参加するのが難しくなってしまいました。

理由としましては、私が所属しているゼミのフィールドワークの日程と重なってしまったからです。

貴重な機会をいただいたのにも関わらず、このような形でお返事をすることになってしまい大変申し訳ありません。

何卒ご容赦のほど、よろしくお願いいたします。

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〇〇大学××学部××学科佐藤太朗
〒△△△-△△△△
△△県△△区△△△△△△
TEL：×××-×××-×××
MAIL：◇◇◇@◇◇◇◇◇◇
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メールを送る前に必ず誤字・脱字がないか、送信先のメールアドレスに間違いがないか確認しましょう。

よくやりがちなのが、採用担当者の名前の誤変換です。名前を間違えるのは大変失礼な行為なので気をつけてください。