事務職の職務経歴書の書き方｜未経験・異業種からでも通る5つのコツ

2026年4月1日

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事務職への転職を目指しているのに、「職務経歴書に何を書けばいいかわからない」と悩んでいませんか。特に、サービス業や販売職など異業種からのキャリアチェンジを考えている方は、「そもそも書けることがない…」と感じてしまいがちです。でも安心してください。事務職の職務経歴書には、経験年数や実績の多さよりも大切なポイントがあります。

この記事では、書類選考を通過するための具体的な書き方のコツを、未経験・異業種からの転職を視野に入れながら丁寧に解説していきます。読み終えるころには、自分のアピールポイントがはっきりと見えてくるはずです。

職務経歴書と履歴書の違いをまず押さえる

転職活動をはじめると、「履歴書」と「職務経歴書」の2種類を求められることがほとんどです。この2つはまったく別の役割を持っており、混同しないことがスタートラインです。

履歴書は氏名・生年月日・連絡先・学歴や職歴といった基本情報を記載して提出する書類で、職務経歴書は「職務経歴」を詳しく記載する書類です。履歴書は新卒を含め求人に応募する際に提出を求められますが、職務経歴書が必要となるのは通常、転職活動のみです。

また、履歴書には決まった書式が存在しますが、職務経歴書には決まった書式がないので、応募する企業や職種に合わせて自由に作成することができます。この自由度の高さが、事務職の転職では強みになります。応募先の求める人物像に合わせて、内容をカスタマイズできるからです。

なお、「面接の案内に履歴書の持参とだけ書かれていても、職務経歴書も持参するのがマナー」とされる場合があります。不安な場合は、応募先に確認するか、念のため両方を準備しておくと安心です。

事務職の職務経歴書で採用担当者が見るポイント

書き始める前に、採用担当者の視点を理解しておくことが大切です。採用される職務経歴書を書くには、採用担当者の視点に立って、企業側のニーズを理解することが大切です。

オフィスワーク職の職務経歴書のポイントは、「事務スキル」「正確性」「ホスピタリティ」の3点です。自分のキャリアを棚卸しし、人事担当者が最も望んでいる情報を具体的に書くことが重要です。

さらに、事務職の業務内容は幅広く、業種や企業、部署によっても大きく異なります。そのため、企業は自社の事務職に必要なスキルや経験を持っている人物なのかどうかを、応募者の職務経歴書から読み取ろうとしています。つまり、「誰にでも通用する1枚」ではなく、「この会社のために書かれた1枚」を目指すことが選考突破への近道です。

複数の企業に応募する際には、職務経歴書を丸ごと使いまわすのではなく、必ず応募先企業の求める人材像に合わせて調整することをおすすめします。

採用担当者が読んでいること

採用担当者は、あなたに仕事を任せるには細かい指示が必要なのか、それとも主体的に動ける人材なのか、どの程度責任ある仕事を任せられそうか、といった点も職務経歴書から読み取ろうとしています。

また、人事担当者は職務経歴書を通じて、応募者が自社で活躍できる人材かを見極めようとしています。そのために、どんな経験をしてきたのか詳細まで見やすいレイアウトで記載しましょう（1〜2枚程度）。見やすく分かりやすい応募書類を作成することは、事務スキルの高さをアピールするポイントでもあります。この点は事務職ならではの視点として覚えておいてください。書類の見栄えそのものが、実務能力を示す場になるわけです。

事務職の職務経歴書の基本構成と各項目の書き方

職務経歴書の構成に厳密な決まりはありませんが、採用担当者が読みやすいよう、一般的に使われている標準フォーマットに沿うのがおすすめです。主に以下の項目で構成されます。

職務要約（概要）
職務経歴（企業概要・業務内容）
活かせるスキル・資格
自己PR

それぞれのポイントを見ていきましょう。

職務要約｜最初の100〜200文字が勝負

職務経歴書の冒頭には、職務経歴を100文字程度に短くまとめた「概要」を記載します。概要を入れることによって、読む側があなたの経歴を大まかに把握でき、あとに書かれている詳細な内容を理解しやすくなります。

職務要約では、今までの経歴を簡潔にまとめましょう。経歴にもよりますが、だいたい200文字程度でまとめることを意識します。文字数が限られるため、要点のピックアップが大切です。募集要項をチェックし、企業が求めている内容に回答する意識を持ちましょう。

「自分が何者か」と「企業に何を提供できるか」を簡潔に伝える冒頭文は、採用担当者が最初に目にする部分です。ここで読む気を引き出せるかどうかが、書類選考の鍵を握ります。

職務経歴｜具体的な数字で業務量を伝える

職務経歴欄では、どの会社で・どんな業務を・どれくらいこなしてきたかを書きます。書類作成や電話対応など、どのような業務を担当してきたかを明確に記載します。部署の規模や所属人数、対応してきた書類の件数（例受発注書類の処理：平均○○枚/日、伝票データ入力：平均○○件/日）など、具体的な数字も入れるようにしましょう。

単に経験した業務を記載するだけでなく、「1日〇件を処理」など具体的な数字を記載すると、あなたの事務処理能力がどのくらいなのか、どの程度のボリュームの仕事を任せられそうか、相手が想像しやすくなります。また、取り組みの成果などを記載する際にも、たとえば「業務効率を改善した」と書くだけでなく、「前年対比〇％の時間削減に成功した」など具体的な数字を入れるとより客観性が高まり、説得力が増します。

複数社を経験している場合は、直近の職務経歴を詳しく、古いものは軽くするなどメリハリをつけましょう。応募先企業の業務と関連の深い仕事や、とくにアピールしたいものは詳しく書くとよいでしょう。

スキル欄｜PCスキルは使えるものをすべて書く

事務職では業務内容上、実践的なPCスキルが身につきやすいという特徴があります。実用的なPCスキルは業界問わず活かせるスキルなので、PCスキルを詳細に記載することで、即戦力として採用担当者にアピールすることができます。「PCスキルに自信がないから書きたくない……」という場合もあると思いますが、職務経歴書上に記載しないとPCスキルが全くないと採用担当者に理解されてしまうため、たとえ自信がなくとも、自分が使えるPCスキルは詳細に記載した方がよいでしょう。

ExcelやWordの利用経験はもちろん、具体的にどんな機能を使いこなしてきたかまで書くと効果的です。たとえば「Excel（VLOOKUP・ピボットテーブル）」「Word（表作成・段組み）」のように記載することで、実務レベルが伝わります。

自己PR｜ルーティンワークの中の工夫を言語化する

ルーティンワークの多い職種です。その中で、いかに独自の工夫をしてきたかをアピールすることが非常に重要になります。「毎日同じ仕事をしていただけ」と感じている方も、少し視点を変えると書けることが見えてきます。

事務職というとサポート業務を思い浮かべてしまうため、コミュニケーション能力は必要ないと感じる方も多いかもしれませんが、事務職にも必須のスキルとなってきます。電話・メール対応や社内調整の経験は、積極的にアピール材料として取り上げましょう。

また、後輩の指導を任せられたことがある、チームのリーダーを経験したことがあるなど、マネジメントにかかわる経験は、転職活動において大きなアドバンテージになります。たとえ小さなことであっても積極的にアピールしましょう。

フォーマットの選び方｜逆編年体形式が基本

職務経歴書のフォーマットには大きく分けて「逆編年体形式」「編年体形式」「キャリア形式」の3種類があります。事務職への転職では、一般的に逆編年体形式が推奨されています。

「逆編年体形式」は、直近の仕事から過去にさかのぼる形で従事した内容や実績などを記載する、もっとも一般的な書き方です。「逆編年体形式」で書くことで『いま・あなたが・どんなスキルを持っているのか』を素早く伝えることが可能です。企業の多くが即戦力を求めている中、素早く・的確に経験をアピールできるので、効果的です。

一方、「キャリア形式」は、職務経験を業務内容やプロジェクト単位でまとめて記載する方法で、アピールしたい部分に強弱をつけて訴求できるのが特徴です。離職期間（ブランク）を目立たせたくないという方にも向いています。

また、職務経歴書はA4サイズの用紙で1〜2枚が理想です。多くても3枚以内に収めてください。ボリュームが大きすぎると、アピールポイントがぼやけてしまいます。

未経験・異業種から事務職を目指す場合の書き方

サービス業・販売職・医療補助など、まったく異なる職種から事務職を目指す方にとって、職務経歴書の作成はとくに悩みが深い部分です。編集部で公開情報を整理してみると、「書くことがない」「どう前職の経験を活かせばいいかわからない」という声がよく聞かれます。

しかし、異業種からの転職でも、しっかりと伝え方を工夫することで十分に戦える書類を作ることができます。

前職の業務を「事務スキルに翻訳」する

事務職は、多数の書類作成を納期どおりにこなすためのタスク管理や、営業職など社内のサポートが重要な業務です。事務未経験であっても、日ごろの業務を振り返り、類似の経験をアピールしましょう。

たとえば販売職であれば、レジ金管理・在庫の数値管理・売上日報の作成といった経験は、事務処理の正確さや数字への対応力としてアピールできます。接客での電話・メール対応の経験は、コミュニケーション能力や来客対応力に直結します。

事務の職務経歴書の書き方の最大のポイントは「どんな業務をやってきたか」よりも、「その業務を通じて、どんな知識・スキルが身についたのか？」と、さらに一歩踏み込んで「そのスキルを（応募する会社で）どのように活かせるのか？」をきちんとアピールすることです。

専門用語を使わず誰にでも伝わる言葉で書く

異業種に応募する場合は、採用担当者が専門用語を知らなかったり、自分が属する業種の相場観がなく期待した評価を得られなかったりする可能性があります。応募書類や面接で職務経歴や志望動機などを伝える際は、異業種の採用担当者にもイメージができるように、一般的な用語を使い実績の規模感を補足するなどして、わかりやすく伝えることが重要です。

前職で業界固有の用語を使いこなしていた方ほど、書き慣れた表現を使ってしまいがちです。意識的に「読む相手が事務職の採用担当者」という視点で言葉を選びましょう。

勉強中の資格・スキルも積極的に書く

MOSや簿記など、勉強中の関連スキル・資格がある場合は、職務経歴書の活かせる経験・資格・知識・スキル欄や、履歴書の資格欄にその旨を記入するとアピールにつながります。

ただし、未経験なので「自分の○○の経験は貴社の△△でも活かせます」などと言い切ってしまうのは逆効果です。「未経験ではあるが、精一杯努力して仕事を覚えたい」といった謙虚で前向きな姿勢、入社意欲の高さを伝えることが大切です。

編集部が整理した「伝わらない職務経歴書」のパターン

転職相談の傾向を編集部で整理したところ、「何度送っても書類選考が通らない」と悩む方に共通するパターンがいくつか見えてきました。特定の個人や状況を示すものではありませんが、参考として紹介します。

「5年の経験があります」だけで終わっている

在籍年数をただ書くだけでは、採用担当者に何も伝わりません。大切なのは、その期間に何を達成したか・何が変わったかという「結果と過程」です。

たとえば「5年間一般事務を担当」よりも、「5年間で請求書処理を担当し、3年目には月平均200件の対応を一人でこなせるようになりました」という書き方のほうが、採用担当者が具体的なイメージを持ちやすくなります。事実の列挙より、「結果・プロセス・成長」のセットで伝えることが書類選考の通過率を高めます。