【例文あり】就活のメール返信の基本的なマナーや注意点を徹底紹介

2024年10月11日

「就活中のメールのやり取りで、企業へのメール返信ってどうすればいいの？」
「メール返信の基本的なマナーや注意点を知りたい」

採用担当者とのメールのやり取りでは、基本的なビジネスマナーをわきまえているかが重要です。メール返信をする時に基本的なマナーや注意点を意識すると、スムーズに就活を進めることができます。

今回は就活で採用担当者とのメールのやり取りをしている就活生に向けて、メール返信のマナーや注意点について、例文とともに詳しく解説します。

就活の返信メールを送る時の基本的なマナー4選
就活メールの返信を行う時の6つの注意点
就活メールの返信で使える5つの例文【パターン別】

就活のメール返信の基本的なマナーや注意点を理解すれば、ビジネスマナーを身につけて自信を持って就活を進められ、企業に好印象を与えることができます。

就活の返信メールを送る時の基本マナー4選

就活の返信メールを送る時の基本マナーは4つあります。

就活の返信メールは確認したら、24時間以内に対応する
メールのやり取りは慎重に行う
件名は「Re:」を残し、簡潔にまとめる
本文の構成順は「宛名・挨拶・内容・締め・署名」

採用担当者とのメールのやり取りについて、ポイントを押さえておきましょう。

就活の返信メールは確認したら、24時間以内に対応する

就活でのメールの返信は、企業からのメールを受け取ってから24時間以内に対応することが大切です。

迅速に返信することで企業側の手間を減らすことができたり、就活への意欲をアピールできたりします。

ただし、24時間以内であればいつでもいいわけではなく、深夜や早朝、土日や祝日など企業の就業時間以外の返信は避けた方がよいでしょう。

日程調整などですぐに返信できない場合は「◯日までには返信します」と、取り急ぎの返信を送るのがおすすめです。

メールのやり取りは慎重に行う

企業へ送るメールの内容は評価に影響する可能性があるので、やりとりは慎重に行うことが重要です。

メールのやり取りは社会人としての常識が見られており、就活生としての印象にも左右します。採用担当者からのメールに対して的確にわかりやすく返信できると「仕事もテキパキできそう」と印象が良くなる可能性があります。

誤字脱字や文章の読みやすさなどを送る前に確認するなど、メールのやり取りは慎重に行いましょう。

件名は「Re:」を残し、簡潔にまとめる

就活中のメール返信の件名は内容を簡潔にまとめ、タイトル部分に自動で付く「Re:」はそのまま残しておきましょう。

採用担当者の元に届くメールは多数あるので、件名が簡潔にまとめられていると返信の目的がわかりやすく、好印象に繋がります。

また、担当者からのメール返信で「Re:」を残す目的は、何の要件への返信か把握しやすくなるからです。やり取りが続き「Re:」が連続する場合には、2個程度残すという手法も問題ありません。

本文の構成順は「宛名・挨拶・内容・締め・署名」

メール本文の基本的な構成は「宛名・挨拶・内容・締め・署名」で、就職後に取引先とメールをやり取りする際にも欠かせないビジネスマナーの一つです。

読みやすい文章構成は採用担当者に対する気遣いにもなり、好印象を与える効果があります。内容が整理されていれば、相手もあなたが何を伝えたいのかスムーズに理解でき、的確な返信をもらいやすくなります。

返信メールの構成は社会人にとって重要なマナーなので、就活生に身につけておくといいでしょう。

就活メールの返信を行う時の6つの注意点

就活メールの返信を行う時は、以下の6つの注意点が挙げられます。

企業名や担当者名は省略しない
メールアドレスは就活用を用意する
正しい言葉遣いで書いているか確認する
改行や段落を使い読みやすくする
文字の装飾や絵文字は使わない
返信内容は不足なく伝え、どこまでも続けない

では、それぞれの注意点のポイントを見ていきましょう。

企業名や担当者名は省略しない

就活中のメールでは、企業名や担当者名は正式名称で記載するのが重要です。省略しない正確な記載は、相手に対する礼儀を示すことができます。

たとえ社名が長い場合でも、企業名の省略はビジネスマナーとしてはふさわしくありません。株式会社や合同会社の場合には「（株）」のような省略も避けましょう。担当者の正式名がわからない場合には、「採用ご担当者様」と書くのが無難です。

また、「斉藤部長様」といった書き方をする人もいますが役職は敬称と同等なので、肩書きに「様」重ねる必要はありません。肩書きが正確でない場合には「様」を付けるのが確実です。

メールアドレスは就活用を用意する

就活中のメールはプライベートで使用しているものではなく、就活用のメールアドレスを取得するのがおすすめです。

プライベートのメールアドレスを使用すると、就活先から来るメールが他のメールに紛れて見落としてしまう可能性があります。就活専用のアドレスを取得しておくと管理しやすく、大事なメールを見落とさずにすみます。

また、プライベートのアドレスには好きなアイドルやニックネームなどが含まれていることもあり、就活には不向きです。複数のメール取得が難しい場合は。学校用のメールアドレスでも構いません。

さらに、フリーメールアドレスならスマホやPCで確認しやすく、メール返信をすぐに行えるメリットもあります。

正しい言葉遣いで書いているか確認する

就活メールでは、話し言葉以上に正しい言葉遣いを意識することが重要です。特に、メールは形に残って一度送った内容は訂正ができないため、普段のやり取りよりも丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

例えば、顔文字や絵文字、「！」や「…」などの記号を使った装飾は、ビジネスメールにはふさわしくありません。普段のメールとの違いを意識し、社会人としての適切な表現が大切です。

また、敬語の使い方にも注意が必要です。具体的には「了解しました」は目上の人に使いません。「理解しました」という意味なので、就活では「承知しました」や「かしこまりました」といった表現を使うのが適切です。

改行や段落を使い読みやすくする

メール返信では改行や段落を意識して、読みやすい文章を心がけましょう。

一行あたりの文字数が長くなると読みにくく感じることがあるため、目安として1行あたり25文字程度で改行を入れると、読みやすさが向上します。

また、段落を分ける際には一行空けて文章にメリハリをつけると、要点が伝わりやすくなります。3〜4行ごとや重要なポイントの前後など、適切に行間を空けるようにしましょう。

さらに、採用担当者はパソコンでメールを確認することが多いため、パソコンで返信した方が読みづらさのチェックも有効です。

相手がパソコンで見るかスマートフォンで見るかはわからないため、どちらの環境でも快適に読めるよう、改行や段落を入れておくことが大切です。

文字の装飾や絵文字は使わない

就活中のメールでは、文字の装飾や絵文字を使わないことが重要です。

カラフルな文字や太字、アンダーラインなどを使用すると担当者のPC環境によっては正しく表示されないことがあり、文字化けや不自然なレイアウトになる可能性があります。

また、就活の場においては絵文字や「！」などの記号はカジュアルすぎると捉えられ、マナーがなっていないとみなされることもあります。

就活メールでは要件を簡潔に伝え、相手が読みやすい形式にするのが最適です。送信前に書式をクリアするか、プレーンテキスト形式にすると余計な装飾を省き、フォーマルな印象を与えられるでしょう。

返信内容は不足なく伝え、どこまでも続けない

就活メールでは返信内容を簡潔かつ過不足なく伝え、やり取りが長引かないようにすることがポイントです。

企業へのメール返信が長文だと要点がぼやけてしまい、採用担当者に伝わりづらくなります。返信メールを書く際には、相手からの質問や依頼に対してしっかりと答えつつ、余計な情報や冗長な説明は避けましょう。

また、内容が十分に伝わっていれば、企業側から追加の返信が来ることはほとんどありません。適切な対応を心がけ、必要以上のやり取りを避けることがポイントです。

担当者から聞かれている内容に答えられているか、送信前に再度チェックすることを習慣づけることがおすすめです。メールの最後に「以上、ご確認よろしくお願いいたします」と一言加えると、やり取りを締めくくることができます。

【パターン別】就活メールの返信で使える5つの例文

ここでは、就活メールの返信で使える5つの例文を紹介します。

面接日程を調整する時の返信メール
面接日程や資料を確認した時の返信メール
内定のお礼をする時の返信メール
面接辞退の謝罪をする時の返信メール
企業から返信がない時のメール

それぞれのパターンによってポイントが異なるので、理解しながら活用してください。

面接日程を調整する時の返信メール

採用担当者から提示された面接日程が都合に合わない場合、調整をお願いするメールにも配慮が必要です。

【件名】
面接日程調整のご連絡（山田太郎）

【本文】
株式会社　〇〇　開発事業部　採用担当係　△△様

お世話になっております。
この度、貴社より面接の機会をいただきました山田太郎です。

この度は、面接の日程をご連絡いただき、誠にありがとうございます。

〇月〇日（提案された日程）をご提示いただきましたが、あいにくその日は都合がつかないため、別の日程をご調整いただければ幸いです。

以下の日時であれば調整が可能です。

〇月〇日（曜日）〇時以降
〇月〇日（曜日）〇時〜〇時の間
〇月〇日（曜日）〇時以降

お忙しい中恐縮ですが、上記の候補日時でご都合が合うお時間をご教示いただけますと幸いです。

どうぞよろしくお願い申し上げます。
ーーーーーーーーーーーーーーーーー
山田太郎
携帯電話：080-△△△△-△△△△
メール：yamadatarou@△△△△.do.jp
ーーーーーーーーーーーーーーーーー

面接日程を調整する時の返信メールでは、希望日を1つだけでなく、3つ程度の候補を記載するように心がけましょう。

また、採用担当者の気持ちを考えて行動するのが社会人としてのマナーなので「お忙しい中恐縮ですが」のように、申し訳ない気持ちを添えるのがおすすめです。

面接日程や資料を確認した時の返信メール

面接日程や資料を確認した時の返信メールは、以下の例文を参照にしてみてください。

【件名】
担当者からのメールの件名を変えずに送信（Re:も消さない）

【本文】
株式会社　〇〇　開発事業部　採用担当係　△△様

お世話になっております。

山田太郎と申します。

この度は、面接の日程をご連絡いただき、誠にありがとうございます。

この度は、面接の日程および資料をご連絡いただき、誠にありがとうございます。
内容を確認し、〇月〇日（面接日程）に貴社に伺う予定です。面接に向けて、いただいた資料をしっかりと確認いたします。

お忙しい中、ご対応いただきまして感謝申し上げます。

当日はどうぞよろしくお願い致します。
ーーーーーーーーーーーーーーーーー
山田太郎
携帯電話：080-△△△△-△△△△
メール：yamadatarou@△△△△.do.jp
ーーーーーーーーーーーーーーーーー

面接日程や資料を確認した際の返信メールでは、確認内容に感謝を伝え、指定された日程や資料が問題ないことを簡潔に伝えることが重要です。

内定のお礼をする時の返信メール

最終面接後に内定をもらったら、早急にお礼のメールを送ると印象がいいでしょう。

【件名】
担当者からのメールの件名を変えずに送信（Re:も消さない）

【本文】
株式会社　〇〇　開発事業部　

採用担当係　△△様

お世話になっております。
山田太郎と申します。

この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

心より感謝申し上げ、謹んでお受けいたします。

入社後1日でも早く貴社の社員として活躍できるように、精一杯努力してまいります。
今後とも、ご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。

お忙しいところ恐縮ではございますが、よろしくお願いいたします。
ーーーーーーーーーーーーーーーーー
山田太郎
携帯電話：080-△△△△-△△△△
メール：yamadatarou@△△△△.do.jp
ーーーーーーーーーーーーーーーーー

内定の連絡に対して承諾する場合は、承諾していることが分かる内容とともに、感謝の気持ちと入社後の熱意を伝えることが大切です。

面接辞退の謝罪をする時の返信メール

就活中にやむをえない理由で、面接を辞退する場合は、以下の謝罪メールが適切です。

【件名】
面接辞退のご連絡（山田太郎）

【本文】
株式会社　〇〇　開発事業部　採用担当係　△△様

お世話になっております。

この度、貴社より面接の機会をいただきました山田太郎です。

今回、面接のご連絡をいただきましたが、一身上の都合により、今後の選考を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

大変貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、メールでのご連絡になりましたことを、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
ーーーーーーーーーーーーーーーーー
山田太郎
携帯電話：080-△△△△-△△△△
メール：yamadatarou@△△△△.do.jp
ーーーーーーーーーーーーーーーーー

面接辞退の返信メールでは辞退理由を詳細に伝える必要はありません。

迅速な対応と丁寧な表現が大切なので感謝の気持ちを伝えつつ、簡潔に辞退の意思を伝えることがポイントです。

企業から返信がない時のメール

企業から返信がない時のメールでは採用担当者に配慮しつつ、必要な情報が確認できるような内容を心がけることが必要です。

【件名】
応募に関するお願い（山田太郎）

【本文】
株式会社　〇〇　開発事業部　採用担当係　△△様

お世話になっております。

山田太郎です。

先日、貴社の求人に応募いたしました山田太郎と申します。

先日ご連絡いたしました面接日時についてご確認させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

お忙しいところ恐れ入りますが、△日△日△時の面接を希望しておりますが、いかがでしょうか。再度調整が必要でしたら、申しつけください。

ご多忙のところ恐縮ではございますが、お時間のある際にご返信いただけますと助かります。また、もしご連絡が行き違いとなっておりましたら、どうかご容赦ください。

何卒よろしくお願い申し上げます。
ーーーーーーーーーーーーーーーーー
山田太郎
携帯電話：080-△△△△-△△△△
メール：yamadatarou@△△△△.do.jp
ーーーーーーーーーーーーーーーーー

担当者が多忙で返信が遅れている可能性もあるので、件名に自分の名前を入れ、メール返信の内容が簡潔にわかるようにしましょう。

返信がないのは不安ですが、冷静で誠実な対応を心がけることが、良い印象を与えるポイントとなります。